Het College Vos profileert zich als ICT-school. Iedere leerling heeft een laptop. Zij heeft nu haar eerste digitale schreden gezet in het contact met ouders. Die zijn vooral bedoeld om ouders goed en tijdig te informeren. Daarnaast blijft persoonlijk contact onontbeerlijk voor het ontwikkelen van echte betrokkenheid. Communicatieadviseur Noud Cornelissen bevestigt dat e-nieuwsbrieven vooral aanvullend zijn in de communicatiemix van scholen.

Het College Vos is een openbare scholengemeenschap van LWOO tot gymnasium en een Internationale Schakelklas op vier locaties in Vlaardingen met 1600 leerlingen uit de wijde omgeving. Ouderbetrokkenheid heeft altijd op de agenda gestaan. Zo kende het College Vos tot tien jaar geleden het huisbezoek. De mentor van een klas kwam bij al zijn leerlingen thuis. Het gaf een goed beeld van de leerling en werd door ouders zeer op prijs gesteld. Vanwege de intensieve tijdsbesteding, maar ook omdat het onderwijs veranderd is, is het bezoek afgeschaft. Tegenwoordig is er voor de ouders van alle kinderen van klas 1 t/m 4 op het vmbo een algemene informatieavond in de tweede week van het schooljaar, binnen vier weken gevolgd door een individueel kennismakingsgesprek met de mentor, ´Ouders willen weten waar hun kinderen en zij zelf op onze school aan toe zijn´, vertelt Kirsten de Jong, afdelingsleider onderbouw vmbo. Sylvia Blom, medewerker kwaliteitszorg, vertelt dat dit niet zonder slag of stoot is gegaan, maar dat collega´s nu erg tevreden zijn, `vroeger was er alleen contact in het eerste jaar en daarna alleen wanneer er problemen waren. Nu is dat contact er al en is het dus makkelijker om in gesprek te gaan als er problemen zijn en gaat het ook over dingen die goed gaan. Om er voor te zorgen dat leraren niet zelf steeds aan het woord zijn, hebben we een vragenformulier ontwikkeld. Ouders zijn erg tevreden over deze gesprekken.´ Na de kennismakingsgesprekken volgen in het jaar nog twee rapportgesprekken en aan het eind van het jaar een voortgangsgesprek.

Brieven niet effectief
Omdat de school zich profileert als ICT-school, wil zij ook in het contact met ouders optimaal gebruik maken van alle beschikbare digitale middelen. Daarnaast heeft de school de ervaring dat schriftelijke informatie via de leerlingen de ouders niet altijd bereikt. Vanaf dit schooljaar krijgen ouders van de afdelingsleider maandelijks een e-nieuwsbrief met alle activiteiten van de school. De school beschikt inmiddels over alle email-adressen van ouders. Het ligt in de bedoeling ouders ook vaker hun mening te gaan vragen en dat ook de mentor de ouders via de mail gaat informeren. ´De ervaring is dat een goed contact tussen de mentor en de ouders de leerling in alle opzichten voordelen oplevert´, zegt De Jong. ´We zijn steeds alert op onze opbrengsten. Daaraan draagt een goed contact met ouders bij,´ vult Blom aan, ´met e-brieven kunnen we ouders veel makkelijker en tijdig een herinnering sturen voor informatieavonden. Ouders kunnen dan niet meer zeggen dat ze niet geïnformeerd waren. Het is ook de bedoeling met sms te gaan werken zodat we ouders nog net voor de ouderavond kunnen berichten. Uiteindelijk willen we ook een actief social mediabeleid gaan voeren, zodat ouders via die weg hun kinderen op school kunnen volgen, bijvoorbeeld als ze op kamp zijn.´
Op het College Vos hebben ouders ook toegang tot Magister om de cijfers en absentie te bekijken. Voor het inzien van het huiswerk start een pilot.

Digitale media altijd een aanvulling
Volgens onderwijscommunicatieadviseur Noud Cornelissen is het gebruik van digitale media voor een school vooral van belang om een reeds bestaande relatie goed te onderhouden, en om ouders te informeren over het reilen en zeilen van hun kind en de school. ´Scholen moeten zich realiseren dat ouders de belangrijkste belanghebbenden van de school zijn. Het succes van de communicatie wordt bepaald door het persoonlijke contact. Mijn stelling is dat de mate waarin je iemand belangrijk vindt, wordt bepaald door de frequentie waarmee je hem of haar in de ogen kijkt.´ De inzet van digitale media is dus ondersteunend.
Hoe je een e-nieuwsbrief inzet en hoe vaak, ligt aan de totale communicatiemix, meent Cornelissen. ´Hoe vaak is er bijvoorbeeld persoonlijk contact? Hou het hoe dan ook kort en verwijs voor meer informatie naar de website. En probeer te differentiëren naar afdeling.´ Volgens Cornelissen is de pr-functionaris of anders iemand met een heldere pen de meest voor de hand liggende persoon om de digitale nieuwsbrief samen te stellen, ´misschien wel samen met een ouder. Hou de eindverantwoordelijkheid scherp.´
Ook Cornelissen wijst op de mogelijkheden van Magister voor ouders om hun kind te volgen. Voor de onderwijskundige ontwikkelingen en activiteiten is een schriftelijke of digitale nieuwsbrief een goed middel. Vraag ouders wat ze willen. Hij ziet een trend voor de toekomst. Ouders zullen zelf steeds meer bepalen welk nieuws op welk moment ze tot zich nemen. Dan zijn digitale nieuwsbrieven niet meer de meest geëigende manier om ouders te informeren, maar zullen scholen een social mediabeleid moeten gaan voeren, ´ook omdat leerlingen heel actief zijn op deze media. Dat maakt hen en de school kwetsbaar, dus dat moet je voor zijn. Maar ook omdat het snelle media zijn waarmee je je doelgroep heel gericht kunt bereiken. En ze zijn goedkoop.´

Gerrit-Jan Meulenbeld

School, ouders en digitale communicatie – tips

• Zorg dat je beschikt over een up-to-date bestand.
• E-communicatie is er voor de snelle informatie.
• E-communicatie is aanvullend in de communicatiemix met ouders. Hij vervangt dus nooit het persoonlijke contact.
• Denk na over social-media en het beleid dat je ook op langere termijn wilt voeren! Ook ouders kiezen graag hun eigen moment voor informatie.